Företagsstyrning
Sparbank som associationsform kännetecknas av att verksamheten bedrivs utan enskilt vinstintresse. Sparbanken har inga ägare. Detta kommer till uttryck i sparbankslagen som anger att ändamålet för sparbankens verksamhet är ”att, utan rätt för dess stiftare eller andra att få ta del av den vinst som kan uppkomma i rörelsen, främja sparsamhet genom att driva bankverksamhet i enlighet med bestämmelserna i sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse.”
För sparbank föreligger ingen skyldighet att tillämpa den svenska koden för bolagsstyrning. Med hänsyn till sparbankens karaktär av publikt företag och med en verksamhet som i stor utsträckning bygger på förtroende har utformningen av sparbankens rutiner för styrning och kontroll av verksamheten skett med koden som förebild i tillämpliga delar.
Tillsättning av huvudmän, styrelse, revisorer och verkställande direktör
Som representant för insättarna har sparbanken 48 huvudmän. Av dessa väljs 18 av Hultsfreds kommun, 4 av Vimmerby kommun och 2 av Oskarshamns kommun, medan återstoden väljs av huvudmännen själva. Huvudmännen utövar sitt inflytande på sparbanksstämman, som är sparbankens högsta beslutande organ.
Sparbanksstämman beslutar om tillsättning av styrelse och revisorer för sparbanken med ledning av förslag som sparbankens valberedning tagit fram. Valberedningen är sparbanksstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor. Det är valberedningens uppgift att komma med förslag till ledamöter i styrelsen samt förslag till arvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter.
Det ankommer på styrelsen att välja styrelseordförande om inte annat beslutas av sparbanksstämman. Likaså utser styrelsen verkställande direktör som under styrelsens inseende ska leda verksamheten i sparbanken.
Styrelsens sammansättning och arbete
Sparbankens styrelse, som utses vid sparbanksstämma, består av 7 ledamöter samt VD. Upplysningar om ersättningar, övriga förmåner och pensionskostnader inklusive principerna härför avseende styrelsen och VD lämnas i nor till Allmänna administrationskostnader i resultaträkningen.
Styrelsen fastställer årligen en arbetsordning. Arbetsordningen reglerar rollfördelningen mellan styrelseordförande och verkställande direktören, frekvensen och formerna för styrelsens sammanträden, rapportering till styrelsen, delegering samt utvärdering av styrelsens och verkställande direktörens arbete.
Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordförande ser bl. a. till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete, samt att styrelsen årligen för en utvärderingen av sitt och VD:s arbete. Härutöver gör ordföranden en egen utvärdering genom samtal med styrelseledamöter.
De ärenden som behandlas i styrelsen följer i huvudsak av sparbankslagen och styrelsens arbetsordning. Styrelsen främsta uppgift, förutom att utse styrelseordförande och VD, är att fastställa sparbankens strategi, verksamhetsplan och prognos inklusive kapitalbehov, följa den ekonomiska utvecklingen, fastställa/ompröva policies/instruktioner för verksamheten, behandla kreditengagemang, samt som ett led i styrelsens ansvar för den interna kontrollen och riskhanteringen behandla rapporter härom. Styrelsen genomför styrelseseminarium där sparbankens interna kapitalutvärdering behandlas. Vid styrelsesammanträdena har bl. a. behandlats års- och delårsbokslut, riskanalys, strategiplan, verksamhetsplan, prognos för kommande år, policies inom olika riskområden, delegeringsinstruktioner, större kreditengagemang, revisionsrapporter etc. Sparbankens VD är sekreterare i styrelsen.
Revision
Den externa revisionen fullgörs av en på sparbanksstämman vald auktoriserad revisor. Genom den externa revisionen granskas sparbankens organisation utifrån styrning, riskhantering och kontroll samt tillförlitligheten och effektiviteten i den finansiella rapporteringen.
Internrevisionen arbetar på styrelsens uppdrag och granskar sparbankens interna styrning och kontroll. Dess granskning omfattar även att verksamhetens omfattning och inriktning överensstämmer med interna regler samt utvärderar sparbankens organisation och arbetsprocesser.